طريقة ستيفن كوفي لإدارة الوقت

     في موضوعي السابق بقسم تطوير الذات : "ستيفن كوفي : العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية" ، ذكرت ضمن قسم ترتيب الأولويات أن الدكتور ستيفن وضع طريقة بسيطة جدا على هيئة مصفوفة لترتيب الأولويات و وعدت بأني سأشرحها في موضوع القادم، و الطريقة تعتمد على تقسيم المهام او الاشياء التي يريد الشخص القيام بها من ناحية الاهمية الى اشياء مهمة و غير مهمة، و من ناحية استعجالها إلى أشياء مستعجلة و غير مستعجلة.

     و عند رسم هذين البعدين في جدول، يظهر لنا الشكل الأتي :

     و في هذا الجدول او المصفوفة نجد أنه تكونت لدينا اربعة مربعات او مجموعات من المهام او النشاطات، و هي :

1 - المربع الأول : أشياء مستعجلة و مهمة :

و هذه الخانة تشمل الأزمات و المهام الطارئة التي لا يمكن تأجيلها، و معظم هذه الاشياء اما ان تكون اشياء مهمة تم تجاهلها في الماضي (مثل امتحان كان يجب على الشخص بدء الدراسة لأجله من فترة، أو عرض تقديمي كان يجب بدء العمل عليه منذ زمن او شخص عزيز تم تجاهله او طلب من رئيس الشخص او المسؤول عنه ينتظر القيام به منذ اسابيع) أو ان تكون اشياء طارئة ظهرت فجأة و اخذت الاولوية في ضرورة التعامل معها مثل : مرض شخصي او مرض قريب او صديق او حادث سيارة او ضرر اصاب المنزل او ظرف عائلي او غير ذلك.

     النصيحة التي يقدمها كوفي للتعامل مع هذه الازمات هو تحديد تلك التي كان يمكن التنبؤ بها و التخطيط لها بشكل افضل في المرة القادمة و بدء العمل عليها دون مماطلة، و محاولة التعامل مع هذه الازمات بسرعة و تفويض ما يمكن تفويضه منها للاخرين.

  2- المربع الثاني : أشياء غير مستعجلة و مهمة :  

 

     و هو المربع الأهم في مصفوفة كوفي لادارة الوقت، و يشمل كل الانشطة المهمة الغير مستعجلة : مثل التخطيط و وضع الاهداف و التعلم و اكتساب المهارات و بناء العلاقات و ممارسة الرياضة و غيرها من الانشطة التي يميل الاشخاص للتضحية بها للتفرغ للمهام و الاشياء المستعجلة سواء كانت مهمة او غير مهمة.

     و ينصح ستيفن كوفي بامضاء اكبر وقت ممكن في هذه المجموعة من الانشطة ، لان التركيز عليها سيمنع الكوارث و الازمات من الحدوث (و ذلك بالدراسة للامتحانات قبل موعدها بفترة كافية مثلا ، او الاهتمام بالعلاقات الاسرية او التخطيط للجانب المادي من حياة الشخص او ممارسة الرياضة و الاهتمام بالصحة) . و لان هذا المربع يحتاج لاكثر وقت يمكن ان يخصصه له الشخص، فينصح كوفي بالتقليل من الوقت الذي يمضيه الشخص في المربعين رقم 3 و 4 ، و امضاء ذلك الوقت في انشطة هذا المربع .

3 - أشياء مستعجلة لكن غير مهمة :

 

       و هو المربع الذي تشغله المقاطعات و الاشياء المستعجلة غير المهمة مثل : المكالمات الهاتفية و الاجتماعات غير الضرورية و الزيارات الاجتماعية او المقاطعات و المداخلات التي ليس لها هدف او فائدة من الاخرين اثناء القيام بعمل ما.

     و رغم ان هذه الاشياء قد تخدع الشخص بسبب استعجالها و تأخذ من وقته الا ان القيام بها لا يعود بنفس كثير على الشخص و الامتناع عنها او تجاهلها لا يضره. و ينصح كوفي بان يقوم الشخص يتقليل الوقت الذي تأخذه منه الاشياء المذكورة في هذا المربع و استغلاله في النشاطات المهمة المذكورة في المربع رقم.

4 - أشياء غير مهمة و غير مستعجلة :

 

     و هو المربع الذي ينصح كوفي بالتخلص منه تماما، و يضم الانشطة التي تأخذ من وقت الشخص و لا تعود عليه بأي نفع على الاطلاق و ليست ايضا بالمستعجلة مثل : تصفح الانترنت لساعات طويلة دون هدف معين او التحدث على الهاتف او برامج المحادثة لساعات او مشاهدة البرنامج تلو البرنامج على التلفاز بدون تركيز او برغم كون تلك البرامج كلها غير ذات فائدة و مضيعة للوقت فقط. 

     و ان لجأ الشخص على هذه الانشطة، فالنصيحة هي ان يقوم الشخص بامضاء اقل وقت ممكن فيها، و أن يستغل باقي وقته في القيام بالانشطة المهمة غير المستعجلة (انشطة المربع رقم 2 ، المذكورة بالاعلى)

المصادر و صفحات لقراءة المزيد :

 

ستيفن كوفي ، كتاب العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية

http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm

http://www.positive-change-tools-for-success.com/Time-Management-Matrix.html

http://sidsavara.com/personal-development/nerdy-productivity-coveys-time-management-matrix-illustrated-with-xkcd-comics

شارك هذا الموضوع ليستفيد منه أصدقائك